Iedereen heeft een e-mailadres tegenwoordig. De meesten maken gebruik van de grote namen zoals outlook (hotmail), gmail, yahoo,… Daarnaast gebruiken ook veel mensen een webmail van hun internetprovider zoals belgacom, telenet, base,… Als laatste meest voorkomende wordt ook vaak gebruik gemaakt van een e-mailadres op de servers van je eigen website zoals hier op deze website zou mijn e-mailadres mijnemailadres@robbelammerant.be kunnen zijn.
Al deze mogelijke e-mailproviders bieden je de mogelijkheid om je e-mails op hun servers op te slaan en ze via een vaak simplistische webinterface te bekijken. De tijd van multiple devices is al lang aangebroken en mensen willen dus hun mails op verschillende apparaten kunnen lezen. Dus die webinterface kan handig zijn maar op een smartphone blijkt die al snel zo handig niet meer te zijn. Hoe lossen we dit dus op? Een e-mailprovider voorziet meestal een aantal protocols om je e-mails op te vragen op een bepaald apparaat. I know, protocols?! Wel we zullen het simpel houden, er zijn er 3 (
POP3, IMAP en MAPI.)
POP3, IMAP en MAPI
POP3 (Post Office Protocol) zal ervoor zorgen dat je e-mailprogramma een kopie binnenhaalt op je apparaat van elke mail die binnenkomt op je e-mailserver.
IMAP (Internet Message Access protocol) zal je emails in je e-mailprogramma op je apparaat synchroniseren met de mails op je webserver en vice versa.
MAPI (Message Application Protocol Interface) is de variant van IMAP dat ontworpen is door microsoft en dus enkel zal gebruikt worden bij outlook of hotmail.
Hoe maak ik nu een back-up van mijn webmail via POP3?
Zoals het POP protocol hier boven omschreven staat is een backup van je emails maken vrij simpel. Je haalt een kopie binnen van elke email op de emailserver en slaat dat op op je pc en klaar is kees. Correct!
Enige probleem hier is dat mensen vaak al een folderstructuur hebben aangemaakt in hun webmail en die folderstructuur willen ze natuurlijk niet kwijt, evenmin als hun mails die erin steken. Het probleem met POP om deze folders te backuppen is dat vaak enkel de inbox van je webmail wordt binnengehaalt op je e-mailprogramma. Wat dus wil zeggen dat al je mails in je folders niet op je pc staan.
Dit is ‘vlot’ op te lossen door alle emails in je webmail-inbox te verplaatsen in een nieuw aangemaakte folder genaamd “oude inbox”. Daarna ga je elke folder overlopen en alle emails terplaatsen in de inbox. Bv. De emails in de folder “vakantie” verplaats je naar je terug naar je, nu lege inbox. Op die manier zullen deze mails ook te voorschijn komen op je emailprogramma dat je mails inleest via POP3. Doe dit voor elke folder en creeer zo opnieuw je folderstructuur in je emailprogramma.
Eens je dit avontuur overwonnen hebt. Neem een backup van je folders en alle emails via je emailprogramma. En zoek webserver die IMAP ondersteunt zoals bijna alle mailservers tegenwoordig. Schakel over naar een van deze servers en upload je folderstructuur en emails opnieuw naar deze nieuwe server.
Het klinkt misschien ingewikkeld maar het is de eenvoudigste en snelste manier om je emails te backuppen als je mailservers enkel POP3 ondersteunen. Wat tegenwoordig gelukkig niet veel meer voorkomt! Enkel Telstra in Australië is, bij mijn weten, een van de weinigen die enkel POP3 ondersteunt.
Hopelijk helpt jou dit!
Verder nog vragen of opmerkingen? Je reactie is welkom.